PT.GGS - Purchasing

Tujuan:

Memberikan panduan dan standar operasional dalam kegiatan pembelian barang dan jasa di PT Gembira OK agar proses berjalan efisien, transparan, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Ruang Lingkup:

Meliputi seluruh proses pembelian barang dan jasa untuk keperluan operasional perusahaan, mulai dari permintaan pembelian hingga penerimaan barang dan pembayaran kepada vendor.

Definisi:

1. Purchasing: Kegiatan pengadaan barang/jasa sesuai permintaan departemen terkait.

2. PR (Purchase Request): Dokumen permintaan pembelian.

3. PO (Purchase Order): Dokumen pesanan kepada vendor.

4. Vendor: Pihak ketiga penyedia barang/jasa.

Penanggung Jawab:

Departemen Purchasing (Pembelian), dengan koordinasi dari departemen pengguna, bagian gudang, dan bagian keuangan.

Prosedur:

1. Permintaan Pembelian (PR):

• Dimulai dari departemen terkait yang mengisi dan mengajukan PR ke bagian purchasing.

• PR harus mendapat persetujuan dari atasan langsung dan manajemen.

2. Proses Evaluasi dan Seleksi Vendor:

• Purchasing melakukan evaluasi vendor berdasarkan harga, kualitas, dan waktu pengiriman.

• Bisa dilakukan permintaan penawaran (RFQ) ke beberapa vendor.

• Vendor dipilih berdasarkan hasil evaluasi dan rekomendasi purchasing.

3. Pembuatan PO:

• Setelah vendor dipilih, PO dibuat dan dikirim ke vendor untuk konfirmasi.

• PO harus disetujui oleh pihak yang berwenang sesuai batasan nilai transaksi.

4. Penerimaan Barang:

• Barang yang datang dicocokkan dengan PO dan dokumen pengiriman.

• Bagian gudang melakukan pemeriksaan kualitas dan kuantitas barang.

• Jika sesuai, dilakukan serah terima barang ke pengguna.

5. Pembayaran:

• Vendor mengirimkan invoice berdasarkan PO dan bukti pengiriman.

• Keuangan melakukan verifikasi dan pembayaran sesuai termin yang disepakati.

Dokumen Terkait:

• Form PR

• Form PO

• Form Evaluasi Vendor

• Form Penerimaan Barang

• Invoice & Bukti Pengiriman

Catatan Tambahan:

• Seluruh proses harus terdokumentasi dan dapat dilacak.

• Evaluasi vendor dilakukan secara berkala.

• Prosedur ini harus ditinjau ulang secara berkala untuk perbaikan berkelanjutan.