PT.GGS - Inventory

1. Tujuan dan Ruang Lingkup

Dokumen ini menjelaskan prosedur standar operasional untuk pengelolaan inventory (persediaan) di lingkungan PT Gembira Grosir Sejahtera. SOP ini mengatur alur proses dari penerimaan, pengeluaran, retur, transfer antar lokasi, hingga stock opname, yang melibatkan berbagai unit kerja terkait.

2. Struktur Sistem Inventory

Terdiri dari dua sistem utama:

• Sistem Akuntansi Penerimaan Barang

• Sistem Akuntansi Pengeluaran Barang

Unit Terlibat:

• Delivery

• Warehouse (Toko & DC)

• Adm. WHDC

• Area DC & Preparation

• Finance & Accounting

• Kepala Toko, Kepala WH, Manager WH

• Finance Direktur & Presiden Direktur

Dokumen Terkait:

• Laporan Stock Harian

• Permintaan Barang

• Transfer Item

• Surat Jalan / Delivery Order

• Purchase Request (PR)

• Good Received Note (GRN)

• Kartu Stock

• Laporan Stock Opname

• Berita Acara Selisih Stock

3. Rangkaian Prosedur Inventory

A. Permintaan Barang ke WHDC

1. Toko membuat laporan stock harian.

2. Berdasarkan laporan, dibuat permintaan barang ke WHDC.

3. ADM WHDC cek ketersediaan stock.

4. Jika ada → dibuatkan dokumen Transfer Item.

5. Jika kosong → dibuat PR untuk proses pembelian.

6. Area gudang siapkan barang → Preparation → Barcode → Surat Jalan → Delivery → Pengiriman.

B. Penerimaan Barang dari WHDC

1. Barang dikirim dengan dokumen lengkap (Transfer Item & Surat Jalan).

2. Toko menerima & cek barang.

3. Jika OK → input sistem & cetak GRN → update kartu stock.

4. Jika NG → kembalikan ke WHDC.

C. Pengembalian Barang ke WHDC

1. Toko buat daftar barang rusak + berita acara → persetujuan kepala toko.

2. Disiapkan & dikirim kembali ke WHDC dengan surat jalan.

3. WHDC terima → klasifikasi (BS, rusak, service) → input sistem & GRN → catat ke kartu stock.

D. Transfer Item Toko ke Toko

1. Toko Ritel ajukan permintaan ke Toko Grosir → cek & siapkan barang.

2. Jika tersedia → buat dokumen Transfer Item & Surat Jalan → pengiriman via Delivery.

3. Toko penerima cek barang, input GRN & kartu stock.

E. Transfer Item DC ke DC

Mengikuti alur serupa dengan transfer toko ke toko, melibatkan dua lokasi gudang pusat (DC).

F. Stock Opname Persediaan

1. Jadwal dibuat oleh WH Manager, disetujui Finance & Presiden Direktur.

2. WHDC dan WH Toko lakukan perhitungan fisik → hasil dibandingkan dengan sistem.

3. Jika ada selisih → dibuat Berita Acara → diajukan ke Finance untuk adjustment sistem.

4. Disetujui oleh Finance Direktur & Presiden Direktur → finalisasi laporan & filing.

4. Penutup

Setiap prosedur dilengkapi flowchart visual dan keterangan rinci setiap langkah, untuk memastikan keterlacakan, akurasi, dan efisiensi dalam pengelolaan persediaan.