PT.GGS - IT Department

1. Tujuan

Standar Operasional Prosedur (SOP) ini dibuat untuk memastikan bahwa setiap permasalahan teknis yang terjadi di lingkungan Gembira Houseware dapat ditangani secara sistematis, efektif, dan terdokumentasi dengan baik melalui sistem Helpdesk.

2. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk seluruh karyawan Gembira Houseware yang membutuhkan bantuan teknis dari Divisi IT, termasuk permasalahan terkait perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, sistem ERP, dan layanan IT lainnya.

3. Prosedur Pelaporan Masalah IT

A. Pembuatan Akun Helpdesk

1. User wajib mengakses https://helpdesk.gembirahouseware.com untuk membuat laporan.

2. Jika belum memiliki akun, user harus melakukan registrasi dengan mengisi:

   • Nama lengkap

   • Nama toko (Cost Center)

   • Email perusahaan yang valid

3. Setelah berhasil mendaftar, user dapat login ke sistem Helpdesk.

B. Pengisian Formulir Pelaporan Masalah

1. Setelah login, user wajib mengisi formulir pelaporan dengan data sebagai berikut:

   • Nama Lengkap

   • Nama Toko

   • Email

   • Topik Pelaporan (sesuai dengan kategori permasalahan yang tersedia)

   • Judul Laporan (singkat dan jelas)

   • Deskripsi Masalah (sedetail mungkin, termasuk langkah-langkah yang sudah dilakukan)

2. Jika diperlukan, user dapat mengunggah lampiran seperti screenshot atau dokumen pendukung lainnya.

3. Setelah semua data terisi dengan benar, user menekan tombol Kirim Laporan.

C. Proses Tindak Lanjut oleh Tim IT

1. Laporan yang masuk akan diverifikasi oleh Tim IT untuk memastikan kelengkapan informasi.

2. Tim IT akan menghubungi user untuk konfirmasi awal dan melakukan koordinasi terkait penyelesaian masalah.

3. Tim IT akan memberikan estimasi waktu penyelesaian sesuai dengan tingkat urgensi masalah.

4. Jika diperlukan, Tim IT akan melakukan remote support atau kunjungan langsung ke lokasi.

5. Setelah masalah terselesaikan, user akan mendapatkan notifikasi penyelesaian melalui sistem Helpdesk.

D. Penyelesaian dan Dokumentasi

1. User wajib mengkonfirmasi bahwa masalah telah terselesaikan dengan menutup tiket di sistem Helpdesk.

2. Semua laporan akan terdokumentasi untuk referensi dan evaluasi di masa mendatang.

3. Jika user masih mengalami kendala yang sama, dapat membuka kembali tiket dengan memberikan informasi tambahan.

4. Sanksi dan Kepatuhan

1. Semua user wajib menggunakan sistem Helpdesk untuk melaporkan masalah IT.

2. Tim IT tidak akan menangani laporan yang disampaikan secara lisan atau melalui pesan pribadi tanpa tiket resmi.

3. Kegagalan dalam mengikuti prosedur ini dapat mengakibatkan keterlambatan dalam penanganan masalah.

5. Penutup

SOP ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dalam penanganan masalah IT serta memastikan setiap permasalahan terdokumentasi dengan baik. Dengan adanya sistem Helpdesk, seluruh proses menjadi lebih transparan, cepat, dan mudah untuk ditindaklanjuti oleh Tim IT.